團隊溝通與合作工作坊

平凡的團隊靠明星，優秀的團隊靠領導，頂尖的團隊靠系統。

這次的課程，藉由火車遊戲，帶著我們去體驗不同部門的合作流程「系統」的重要性。

遊戲目標：準確送達前線所需物資(輕坦克、重坦克、砲彈、飛機...)，此火車系統組成部門如下：工廠Ａ、工廠Ｂ、前線Ａ、前線Ｂ、調度組(軌道有許多岔路，負責控制火車的轉向)、通訊組(負責跨部門的溝通傳達)。

除了通訊組的組員可以任意走動進行資訊傳達，其他組的人員只能站在各自的崗位執行任務，過程中不可以手動傳遞積木、跨組支援、用手擋住火車行進、拿起整個火車倒出積木，此外，這個遊戲還有一個障礙窄門，當火車物資撞到窄門，整個物資就要沒收，火車需清空回到火車調度總部。

前20分鐘，老師講解完規則後，開始進行50分鐘團體討論時間：

第一次地討論相對沒有效率，因為

• 大家20幾個人討論火車的整體計畫，卻遲遲沒有分組
• 在第10分鐘的時候，我開始提出分組，不過在第15分鐘時，組別才漸漸成型
• 開始同步進行組別內部討論&跨組別討論，但是沒有特別推派組別代表，因此布- 達全體事項時依然是全體一起聽，使得組別內的分工訓練時間不足
• 忙於討論而沒有嘗試時間，無法透過事先的實際操作發現問題所在

第一次失敗，沒有成功達成目標，主要原因有：

• 火車物資零件撞到窄門太多次，使得前線B因為物資一直被沒收而無法製作
• 大家沒有針對最難的零組件：飛機，進行充足的規劃，使得製作飛機的成敗全部壓前線AB(我在前線覺得組飛機好難QQ)
• 前線AB發現有少物資，沒有適當的對話窗口去向工廠傳達缺乏的物資，而且整個- 團隊缺乏對物資的「共同語言」
• 物資運送的思考缺失，使得前線AB的人力資源閒置，造成產能不足
• 前線AB有點不清楚該取火車哪一截車廂的物資(主要靠聲音傳達，有點不可靠)

第一次遊戲後，Rex帶著我們挖掘上述提及的盲點，並帶出相關的流程知識。

Rex在講解關於流程優化的知識點中，我認為一個很大的重點是：一個團隊需要有「共同看得懂的資訊平台」，優化整體的「溝通」。例如診所間的輪值白板、醫院的掛號叫號、拉麵店的座位使用圖(有人沒人)，甚至簡單至個人使用的室內室外空氣品質布告欄。透過適切地共通語言、資訊平台，才能減少部門之間的資訊落差，讓管理所需資料簡單地取得與呈現，優化整體的追蹤機制。上次課堂所提到的任務資源規劃表(PM’s Big Table)，也是其中一種資訊平台。

除了資訊平台，還有一點很重要的是「各部門對接窗口」。上述其中一個問題就是，組員大喊缺乏物資，即便聲音傳達到了，也不會有人去執行這件事，因為大家都各忙各的。「全部人聽到等同沒人聽到」，透過專門的對接窗口，才會有責任的交代，才能確實地傳達資訊且接收到回饋。

另外一個深刻且覺得重要的觀念，就是Plan步驟裡面的「1.2分段」。

團隊分工，各個部門各自處理自己的事務與目標，必會產生"Silo"(穀倉)，意思指各部門會有自己的本位主義(各自為政)。使得即使各部門能力都很強，也不一定帶動整體的產能效益，甚至有可能更差。因此團隊合作的難處，便是要如何連結部門與部門間的「斷鍊」，順暢跨部門間的協調。

Rex也提到，當一般公司團隊部門間的分工與思考時，常有下列情況：後面順序的部門常常是「不得不」要接住前面順序部門的計畫，使得不好做事。以火車例子為例，假如工廠說他們覺得他們完整組裝坦克比較好，可是後面調度組就會麻煩於貨物運送可能會撞到窄門發生意外，後面的前線AB可能也覺得這樣不好...。因此，分段時「調度指揮思考」就顯得非常重要，對於一個(尤其不成熟)團隊，比較好的方法是先選出各個團隊的代表，並「讓各代表進行『對粗略交付物』的互相協調」。實際規劃的時候，我們可以使用「流程計劃圖」這個工具進行設計:

第二次，我們進行許多優化，最後不僅達成指定目標，還獲得112的加分!

第二次有做到的優化有：

• 分工明確，我們前線Ａ只要組長決定停靠火車，組員專心做自己的事
• 有專門的人進行進度追蹤＆統計，列出武器布告板
• 經過窄門時確保車廂為空的動線規劃，第二次完全沒有發生事故
• 半成品的組裝，一開始我們收到第一批散建自己從頭到尾組裝，後面透過工廠送出飛機的半成品，前線組裝飛機快速，因此加了許多分

但也有許多待檢討的地方

• 技術支援，也就是飛機組裝教學的部分，老師有幫我們
• 沒有好好規劃加分任務的流程，使得一些物資運錯(需前線AB"各有"一對物資才能加分)，而多運送到前線A的坦克，好像也沒有適當的機制，去解決武器如何調度到前線B
• 前線和工廠都沒有進行「品質控管」，有一台坦克有一點點組裝錯誤，就不能列入計算

最後Rex說到，這次的遊戲有明確的「目標定義」，大部分情況下，我們需要用WBS，明確定義目標任務；也提出關於制定改善對策，我們可以從設計防呆、紓解瓶頸(例如飛機)、加強溝通和釐清分工這四個面向去改善；畫流程圖時，一定要有「泳道」，讓任務有各自歸屬的執行部門。

反覆實驗(執行) =>檢討 =>修正

是設計流程最重要的環節。