專案管理一日特訓
工作分成「日常工作」與「專案」。
- 日常工作指的是重複操作且時常會碰到的例行性事務，像是每天都要打客服、處理固定合作對象的案子。
- 專案通常是具有獨特性、有明確起訖時間，且新的內容多、不確定因素較高的一項企劃。通常要執行一項專案會在各部門中抽出幾個人形成新的團體，等到專案結束後這個團隊也就解散。
| 專案工作 | 日常工作 |
|---|---|
| 開發購物網站 | 購物網站客服 |
| 有死線、時間很短、不容許慢慢做 | 持續進行 |
| 新的、明不週期整案案、有規畫、有挑戰 | 大量重複 |
| 沒有工作默契、合作卡卡、不好溝通 | 固定部門 |
什麼是專案管理？
A. 想法=>作法：如何翻譯並解決問題？
例如老闆說想在南港展覽館舉辦電腦展，展示該公司的產品
但是老闆的問題模糊不清，我們並不知道老闆想要幹嘛
- 可能以為是展覽攤位要賣產品。結果告訴老闆老闆說不行
- 老闆可能想到要在攤位架設AI機器人，讓機器人向客戶介紹，這時就要引進AI技術
- 問老闆對攤位的想像。老闆可能就說一進去展場會拿到精美的DM，然後攤位很科技風。=>定位需要準備的方向，要有DM、裝潢要科技感
「想法」到「作法」：最怕被打槍「喔這跟我想的不一樣」、「我覺得應該要怎樣怎樣…」，最怕不知道如何「通靈」老闆要什麼。
如何解決：多詢問，定義好什麼是對的方向。
例如問老闆：攤位大概長什麼樣子？
也可以問是否會有某些元素？給幾個選項讓上級去選
三件在開專案時該思考的問題
一、 確認專案目標
專案目標
- 專案要達成的最終預期成果
- 專案成敗的衡量條件
- 專案的起始點
掌握目標才能：
- 釐清管理重點
- 判斷優先順序
注意：專案做完 ≠ 專案成功（達到專案目標）
二、找出&理解利害關係人
這份專案的完成會受到哪些關鍵部門與人物影響？
- 影響專案的人或組織（其他人會影響我的專案）
- 受專案直接或間接影響的人或組織（我的專案影響其他人）
工具：透過利害關係人清單進行管理
如果忽略利害關係人：專案執行後的變動成本隨著時間遞增。希望專案開始執行後就不要有太多變數
三、弄清楚專案限制
重要觀念：凡事專案必存在限制
專案執行中必須克服或妥協的事項
- 例如：時間、成本、資源、品質、技術等
- 認清限制才能掌握專案規劃的方向與重點
★ 掌握主要限制，善用次要限制
注意：專案限制≠遇到的問題≠需求
弄清楚專案的交付成果
明確定義專案的交付成果（專案要交什麼東西出來）
WBS = 專案交付物清單：分解問題，將想法翻譯成一個個可明確檢核的「工作包」。
「工作包」需為交付物、名詞、可檢核、有明確規格（數量）。
- 易於討論和驗收（明確規格、後續驗收基準）
- 有助於追蹤（保存不同的範疇版本）
- 估算的基礎（明確的範疇才能估計時間&成本）
Ex:準備托福 vs托福成績單幾分、概念發想vs概念圖
B.作法=>實踐：團隊溝通&協作
工具：任務資源規劃表